Nuestras últimas noticias Explicación de FF&E y OS&E

Adquisición de FF&E: ¡cómo le gusta al sector del diseño utilizar palabras de moda y acrónimos! Sin embargo, a menos que estés bien informado, la terminología densa y los acrónimos sólo sirven para hacer que el proceso de diseño parezca opaco e intimidatorio. En OCCA no hay nada que nos guste más que la transparencia y compartir nuestra experiencia y conocimientos para asegurarnos de que tanto los clientes como el equipo entienden perfectamente nuestros procesos y servicios.

La contratación de FF&E y OS&E son algunos de los servicios clave que OCCA ofrece a sus clientes y un área de la industria del diseño en la que puede haber mucha ambigüedad sobre lo que significa y lo que implica. Por eso, estamos aquí para responder a todas las preguntas que puedas tener sobre el tema. Desde los pequeños detalles hasta el panorama general, te explicaremos todo sobre FF&E y OS&E.

¿Qué es FF&E?

Entonces, ¿qué es exactamente FF&E? Bueno, la respuesta corta es que el acrónimo significa Mobiliario, Instalaciones y Equipamiento [también puedes oír a algunas personas utilizar ocasionalmente FF&A en su lugar, que significa muebles, instalaciones y accesorios].

FF&E es el término contractual más utilizado por la mayoría del sector para clasificar los productos de mobiliario móviles y no fijos que se especifican para un proyecto de interiores.

La respuesta más larga es un poco más complicada y tiene en cuenta la clasificación del FF&E dentro de un contrato de construcción y un sistema de contabilidad empresarial.

Cuando explicamos a un nuevo cliente qué es el FF&E, le sugerimos que imagine que puede coger el edificio, darle la vuelta y sacudirlo un poco… todo lo que cae se clasifica como FF&E. Dicho de otro modo, todo lo que dentro del edificio es fijo, es decir, las paredes, techos, puertas, ventanas, etc., no es FF&E. Así que, en resumen, un presupuesto de FF&E abarca todos los elementos que intervienen en un proyecto de interiores y que no forman parte de la estructura del edificio.

Si la arquitectura es el hueso de un proyecto, el FF&E es la carne que compone el cuerpo. FF&E se refiere a los productos que los diseñadores de interiores especifican para amueblar y equipar los interiores, incluidos sofás, sillas, mesas, camas, cabeceros, luces decorativas, cortinas, mobiliario y equipamiento de spa, mesas de oficina, accesorios, etc., junto con artículos como carpintería especializada, mobiliario de dormitorio, equipamiento de zonas públicas, sin olvidar la iluminación, los electrodomésticos y el equipo audiovisual e informático.

En OCCA, el viaje empieza con los diseñadores de FF&E con los que trabajamos, pero no termina con la selección de los productos. Una vez que todos estos productos están aprobados y programados, el Equipo de Diseño pasa el proyecto al Equipo de Adquisición de FF&E, que se ocupa de fijar los precios, negociar, comprar y entregar todos los productos in situ, dentro del presupuesto y el programa.

¿Qué es OS&E?

Otro acrónimo popular en el mundo del diseño de interiores, y sobre todo en los hoteles, es OS&E, que significa Suministros y Equipos Operativos. ¿Cuál es la diferencia entre OS&E y FF&E? Piénsalo así: si el FF&E incluye los productos sueltos con los que interactúa un invitado o un miembro del personal, el OS&E son las piezas que necesitan para funcionar dentro del espacio. Normalmente, los OS&E son productos que no necesitan ser instalados.

Así, para un proyecto hotelero, OS&E incluye artículos como toallas, ropa de cama, vajilla y cristalería, planchas y secadores de pelo, etc. También incluye productos y artículos que utiliza el personal, como uniformes, equipos de oficina y equipos de limpieza.

¿Cuál es la diferencia entre compras y contratación?

A menudo se confunde compra con adquisición y viceversa, o se utilizan los términos indistintamente. Sin embargo, se trata de operaciones muy distintas. La compra, en pocas palabras, es la fase final del simple pedido de mercancías. Por otra parte, el aprovisionamiento se compone de muchos pasos antes y después de la compra, como la investigación, el aprovisionamiento, la negociación, la gestión de la cadena de suministro, el transporte y la logística, el presupuesto, la gestión del proyecto y la instalación.

Si piensas en la compra como un proceso de un solo paso, similar a hacer clic en “Comprar ahora” en Internet, entonces el aprovisionamiento es el precursor de la compra y el mecanismo que lleva los productos al sitio.

¿Cuál es la diferencia entre comprar y abastecerse?

El aprovisionamiento es esencial para conseguir la adquisición perfecta de FF&E. Por tanto, es fundamental comprender con un poco más de detalle lo que implica esta fase del proceso de diseño.

Si la FF&E es una montaña, la compra no es más que la cima: has recorrido el camino de subida, pero también hay que afrontar el camino de vuelta antes de completar el proyecto. Piensa en el aprovisionamiento como el camino hacia arriba.

Éstos son los cinco pasos que seguimos cuando nos abastecemos de productos:

1. La investigación: Todo empieza con la investigación de productos y proveedores, normalmente a partir de las especificaciones del diseñador de interiores. Conseguir el producto adecuado desde el punto de vista estético es clave, pero tenemos en cuenta muchos otros factores, como el grado de sostenibilidad de los productos. ¿Cumplen las normas del sector? ¿Son duraderos los materiales? ¿Son seguros? ¿Son funcionales? ¿Cumplen los requisitos presupuestarios? ¿Cuáles son los plazos de entrega?
2. Desarrollo de productos: A menudo los diseñadores crean productos y diseños a medida para un proyecto que nunca se han fabricado antes. Así que el Equipo de Compras de la OCCA emprenderá un riguroso proceso de desarrollo de productos con proveedores y fabricantes, desarrollando prototipos para dar vida a estos productos.
3. Pruebas: Antes de finalizar la selección de productos, a menudo coordinamos pruebas de productos realizadas por terceros para comprobar aspectos como la sostenibilidad, la durabilidad, la ignifugación, etc., a fin de garantizar que todos los productos que adquirimos cumplen las normas y reglamentos pertinentes.
4. Presupuestación: junto con las fases de especificación y creación de prototipos, cada producto se procesa a través del marco presupuestario del proyecto y se saca a concurso para obtener el mejor precio y valor para nuestros clientes.
5. Programación: El proceso de aprovisionamiento también debe tener en cuenta el programa y el tiempo que se tarda en fabricar o producir los artículos. Esto se conoce como plazo de entrega, y parte de nuestro trabajo consiste en planificar con precisión los plazos de entrega para conseguir los productos adecuados y programar posteriormente un calendario de instalación sin contratiempos.

¿Cómo es el proceso de adquisición de FF&E en OCCA?

En OCCA tenemos un proceso de 9 pasos que hemos perfeccionado a lo largo de los años.

Paso 1 - Pistoletazo de salida

En esta fase se trata de trabajar estrechamente con los clientes para que el proyecto arranque correctamente. Realizamos un taller interactivo con todas las partes interesadas, en el que debatimos y revisamos toda la información disponible sobre el proyecto. Durante esta fase, elaboraremos una detallada Declaración de Requisitos que identifique claramente el alcance y los requisitos del proyecto, junto con un Documento de Demarcación que describa las responsabilidades del proyecto entre el cliente, los contratistas y los equipos de Adquisición de FF&E.

Paso 2 - Presupuesto

Cuando llegamos a la fase del presupuesto, aprovechamos todos nuestros años de experiencia, examinamos proyectos anteriores de alcance similar y elaboramos un plan de costes del proyecto a medida. A continuación, colaboramos con los clientes y los equipos de proyecto para desarrollar un presupuesto de trabajo y previsiones de tesorería alineados con el plan de costes y el programa generales del proyecto.

Paso 3 - Búsqueda de proveedores

Trabajamos con una extensa cadena de suministro global y, durante esta fase, nos centramos en los distintos paquetes de elementos de mobiliario y equipamiento que componen el proyecto, incluidos los elementos de decoración, iluminación, mobiliario, muebles, mobiliario de tienda, obras de arte, etc.

A partir de ahí, identificamos posibles proveedores que se ajusten a los requisitos de calidad, precio y entrega. Nos centramos en encontrar los productos óptimos para nuestros proyectos, tanto desde el punto de vista del diseño como de los costes, y nos aseguramos de que todo el equipo de diseño participe en todas las fases.

Paso 4 - Sustituciones

“Ingeniería del valor” es una frase que ha roto el corazón de muchos diseñadores.

Sin embargo, como nuestro equipo de adquisiciones trabaja tan estrechamente con los diseñadores de interiores, saben y comprenden lo importantes que son la estética, los detalles y la calidad para un proyecto de diseño, y son muy sensibles a la hora de proteger su integridad, al tiempo que se centran en ofrecer paquetes de FF&E competitivos dentro del presupuesto y los plazos.

Nos gusta ofrecer “ingeniería de valor sin concesiones” y utilizar nuestra experiencia única y nuestro poder adquisitivo para descubrir productos y materiales alternativos, según sea necesario para cumplir el presupuesto o el programa.

Una vez que el equipo de diseño ha finalizado y aprobado los productos, nos ponemos manos a la obra para crear los paquetes de licitación y dirigir el proceso de licitación.

Paso 5 - Compras

Así que, aunque hemos simplificado demasiado el proceso de compra en este artículo, en realidad las compras abarcan todos los aspectos de la compra final del producto, y en la OCCA esto incluye la publicación de solicitudes de propuestas. [requests for pricing] y las negociaciones finales con los proveedores para ofrecer el máximo valor a nuestros clientes antes de emprender todas las tareas administrativas de los pedidos, como establecer los términos y condiciones de compra, emitir las órdenes de pedido [purchase orders] y seguimiento de las entregas.

Paso 6 - Contabilidad

La contabilidad es una parte crucial del proceso de contratación y fundamental para el éxito de un proyecto. Trabajamos con software en tiempo real basado en la nube y creamos sistemas personalizados de informes y codificación financiera para que nuestros clientes tengan siempre visibilidad del estado del proyecto y de sus nuevos activos tangibles en cada paso del proceso.

Paso 7 - Logística

Conseguir que los productos adecuados lleguen in situ, dentro del presupuesto y a tiempo es realmente de lo que trata el proceso de adquisición. Con proyectos en todo el mundo, en OCCA tenemos una red de socios logísticos globales establecidos con los que trabajamos regularmente, proporcionando un servicio sin fisuras que abarca todo, desde la planificación del transporte, el seguro de la carga, el despacho de aduanas, el almacenamiento y la gestión del inventario para nuestros proyectos.

Paso 8 - Instalación

Votada habitualmente como una de las partes más satisfactorias del trabajo por el Equipo OCCA, la instalación in situ es donde confluyen todo el trabajo duro y la atención al detalle del proceso de adquisición. En esta fase, desplegamos a nuestro equipo de instalación especializado, que planificará, gestionará y supervisará todos los aspectos de la instalación de FF&E y OS&E, incluida la colocación, inspección y enganche de todos los elementos, asegurándose de que estén listos para la entrega.

Paso 9 - Finalización

La atención al detalle es crucial en todo el proceso de contratación, hasta el cierre final y la entrega. En esta fase, coordinamos los manuales de salud y seguridad [health & safety] y de entrega, y recopilamos toda la documentación de adquisición, incluidas las fichas técnicas de los equipos, las garantías de los fabricantes, los certificados FR, etc., con el fin de registrar todos los aspectos del proyecto y proporcionar un registro completo del mismo a nuestros clientes.

¿Cómo se contabiliza el FF&E en un proyecto hotelero?

Dado que el FF&E de un nuevo proyecto hotelero representa entre el 10 y el 15% del presupuesto total de construcción, se trata de una inversión importante que puede repercutir directamente en el ADR [average daily room rate] y el RevPAR [revenue per available room] de tu hotel.

Posteriormente, FF&E también es un término contable que se refiere a los activos tangibles de una empresa. Los productos FF&E son activos que añaden valor al negocio. Sin embargo, como la vida útil de los elementos de FF&E puede ser de entre 3 y 7 años, en términos contables, estos activos se amortizan anualmente [es decir, su valor se reduce año a año a lo largo de su vida útil].

En la mayoría de los proyectos hoteleros y comerciales, se elabora un programa detallado de los bienes de equipo con costes definidos, desde la producción hasta la instalación, con fines contables. Un presupuesto típico de FF&E para un proyecto hotelero tendría en cuenta:

• Todos los FF&E de las zonas de huéspedes, como vestíbulos, restaurantes, bares, salas de conferencias, baños y zonas de tránsito, como ascensores y pasillos.
• Todo el mobiliario móvil y no móvil de las habitaciones, incluidos los acabados decorativos, como la iluminación.
• Todo el FF&E dentro de las zonas de personal, como salas de descanso, cocinas, zonas de equipamiento.
• Todo el equipamiento de las zonas auxiliares, como oficinas, lavanderías y almacenes.
• Todos los equipos informáticos, equipos técnicos de limpieza y grandes electrodomésticos de cocina.

¿Qué es un presupuesto de FF&E de reserva?

Recomendamos sistemáticamente a los clientes que creen un presupuesto de FF&E de reserva desde el primer día de negociación.

Esto implica esencialmente crear un presupuesto o asignación dentro de tus cuentas que te permita sustituir los artículos a medida que se desgasten o queden anticuados, y es crucial para las perspectivas a largo plazo de que el hotel tenga un aspecto estupendo, genere ingresos y funcione con éxito.

El truco consiste en empezar con un porcentaje bajo, por ejemplo del 2%, cuando el equipamiento es nuevo, y aumentarlo sistemáticamente cada año a medida que envejece. Disponer de esta reserva y protegerla te garantiza que podrás mantener el nivel de tu hotel sin necesidad de desviar grandes cantidades de ingresos en años posteriores. También te protege en caso de que tengas que plantearte un gasto defensivo si de repente se abre un nuevo hotel a la vuelta de la esquina.

¿Cuáles son las ventajas de recurrir a un Consultor FF&E?

Eliminar al intermediario” suena muy bien en teoría, pero en la práctica, en este mundo… ¡no tanto!

Como las especificaciones de los bienes y servicios son tan amplias y encontrar el mejor coste y la mejor calidad puede llevar a cientos de proveedores diferentes, contar con un especialista o consultor que investigue, busque y negocie por ti es, con mucho, la opción más fácil, lógica y, a la larga, menos costosa.

Tratar directamente con proveedores y fabricantes de muebles también puede significar estar sujeto a su interés por suministrarte tantos productos propios como sea posible, algunos de los cuales pueden no ajustarse a la visión, el precio o la estética que buscas.

Sin embargo, si trabajas con un consultor o especialista independiente en adquisiciones de FF&E, ahorrarás tiempo y dinero, al tiempo que te beneficiarás de la inestimable experiencia y capacidad de gestión de proyectos que un consultor profesional aportará a tu proyecto, por no mencionar su poder de compra en toda la cadena de suministro. Un especialista en FF&E te ayudará a identificar rápidamente tus necesidades y tu presupuesto, y a continuación aportará su ojo formado y experimentado a tu proyecto, y analizará tus requisitos. Aprovechando toda su red, contactos y conocimientos del sector, se asegurarán de que tu proyecto se complete sin costes abortivos, a tiempo y dentro del presupuesto, ¡dejándote seguir con tu trabajo diario!

Irónicamente, aunque pueda parecer una buena idea acceder directamente a los proveedores y distribuidores y prescindir de un asesor de compras de FF&E, muchos proveedores sólo ofrecen sus productos a través de un distribuidor, que añadirá su margen al producto.

Es poco probable que compres al mismo precio que una empresa de aprovisionamiento independiente que compra en volumen con regularidad y directamente a ese mismo proveedor.

Una empresa con experiencia en FF y E, como OCCA, puede eliminar esas capas y costes y asegurarse de que obtienes el mejor precio posible. Aprovechando nuestro poder adquisitivo en múltiples proyectos y sectores, conseguimos economías de escala con los proveedores que ofrecen precios mucho mejores, plazos de entrega y servicios mejorados para nuestros clientes individuales.

Así que, en términos de FF&E, es justo decir que el intermediario es más como un maravilloso director de orquesta, que aprovecha los conocimientos y la experiencia para impulsar el ahorro de costes y el valor de tu proyecto.

¿Qué es la documentación y las especificaciones FF&E?

En pocas palabras, esta documentación es la programación de los elementos finales de diseño del FF&E para que el consultor y los contratistas puedan proceder al aprovisionamiento y la fabricación de lo necesario. Normalmente, esta documentación incluye

• Especificaciones e ilustraciones de muestra de muebles, textiles, artefactos de iluminación y decoración.
• Planos completos de iluminación, elementos de acabado del suelo, elevaciones, así como el posicionamiento y la colocación de FF&E.
• Detalles sobre las molduras, carpintería, techos, armarios y puertas.
• El programa de pintura y carpintería, junto con los materiales seleccionados.
• El horario de las luminarias.
• El horario de los elementos de seguridad relativos a las entradas.
• Selecciones y especificaciones de elementos decorativos, como la ferretería, y de elementos más prácticos, como los sanitarios.
• Planos de fabricación de artículos diseñados a medida.
• Muestras de tejidos y acabados.
• Lista de proveedores recomendados
• El desglose presupuestario de cada partida.
• Disposición matricial de cada zona en la que se indiquen las cantidades de mobiliario, iluminación y equipamiento de cada zona.

Tu socio de aprovisionamiento de FF&E

En OCCA, llevamos más de 20 años adquiriendo equipos y materiales para hoteles selectos y de 5 estrellas, así como para proyectos residenciales de lujo en todo el mundo: sabemos lo que significa para ti el éxito de un proyecto.

Gracias a nuestra red mundial de más de 500 proveedores, nuestra experiencia financiera y nuestros informes y contabilidad en tiempo real, nos aseguramos de que tu FF&E sea del más alto nivel para ajustarse a tu presupuesto y al ROI deseado de tu capex.

Es más, colaboramos contigo en cada paso del proyecto, desde los primeros estudios de viabilidad y la elaboración del presupuesto, hasta la supervisión de la entrega y la instalación, haciendo que el viaje del concepto a la realidad sea lo más fluido y emocionante posible para ti.